Vous en avez assez des absences ? 10 conseils pour réduire les absences de 40 %
Vicky Vermeiren, coach d’affaires Beauty & Lifestyle, a donné un autre webinaire très instructif le lundi 22/04. Elle y a partagé des informations précieuses et a donné des conseils que vous pouvez immédiatement appliquer dans votre salon. Jetons un coup d’œil à quelques-unes des principales leçons que nous avons apprises et à la façon dont vous pouvez les utiliser pour réduire les absences.
1. No show = moins de chiffre d’affaires !
Il est clair pour tout le monde qu’un No Show entraîne moins de chiffre d’affaires. Mais saviez-vous qu'1 No Show par semaine peut facilement vous coûter 3120 € par an ?!
1 No Show par semaine = 3120€ par an de chiffre d’affaires en moins !
(65 € x 48 semaines de travail)
Ce montant double en fait parce qu’un No Show prend souvent un nouveau rendez-vous qui était en fait destiné à un autre client. Cela souligne une fois de plus à quel point il est crucial d’éviter autant que possible les No Shows.
2. Quand quelqu’un est-il absent ?
En termes simples, c’est lorsqu’un client annule son rendez-vous dans un certain laps de temps – disons, 24, 36, 48 ou 72 heures – (et ce temps dépend de vous). Ou ne s’affiche pas du tout. Ces règles concernant les non-présentations sont d’une grande importance et vous avez la liberté de les déterminer et de les fixer dans vos conditions générales.
Bien sûr, il y a toujours des exceptions. Imaginez une cliente fidèle qui doit annuler son rendez-vous pour cause de maladie. Vous pouvez comprendre cela et faire une exception.
3. La solution aux absences
Un agenda vide est la dernière chose que vous voulez en tant que propriétaire de salon. Heureusement, il existe de nombreux trucs et astuces que vous pouvez appliquer pour minimiser ces blancs. Voici quelques stratégies intelligentes que vous pouvez mettre en œuvre à l’aide du logiciel de salon Optios.
1. Confirmation et rappel par e-mail
Réduisez les absences en confirmant les clients et en leur rappelant leur rendez-vous par e-mail. Assurez-vous de définir un délai raisonnable pour l’envoi des rappels afin que les clients aient encore suffisamment de temps pour annuler si nécessaire et donner à quelqu’un d’autre une chance de prendre cette place.
2. Confirmation et rappel par SMS
Pour les clients qui ne consultent pas régulièrement leurs e-mails, ou pour ceux qui n’ont pas d’adresse e-mail, l’envoi d’un rappel par SMS peut être une option efficace. Envisagez également la possibilité d’envoyer automatiquement un SMS si le client ne lit pas l’e-mail à temps.
3. Utilisez un e-mail de non-présentation
En plus des e-mails de confirmation et de rappel, vous pouvez également configurer un e-mail de non-présentation. Cela peut servir de rappel amical au client et cela met une fois de plus en évidence les conséquences de ne pas respecter les rendez-vous. Vous pouvez facilement le configurer via le logiciel Optios.
4. Enregistrer les non-présentations
Assurez-vous d’enregistrer les clients No Show dans le système Optios. De cette façon, vous pouvez rapidement nous contacter lors de votre prochain rendez-vous pour confirmer la réservation ou la supprimer de votre calendrier.
5. Soyez personnel
La communication en face à face est essentielle. Les clients sont plus susceptibles de se présenter à l’heure ou d’annuler en temps opportun s’ils ont l’impression qu’il y a un lien personnel. Faites en sorte que les messages de confirmation de rendez-vous soient courts et précis, mais essayez également de faire prendre conscience au client de la valeur de son temps et de l’attention particulière que vous lui accordez.
6. Demandez une avance (en ligne)
Voulez-vous être sûr de (d’une partie de) vos revenus ? Demandez une avance lorsque les clients prennent rendez-vous en ligne ou par téléphone. Cela permet de s’assurer que le client a déjà payé une partie du traitement et qu’il est donc plus susceptible de se présenter. Dans le logiciel, c’est vous qui décidez, pour quoi et à combien s’élève l’avance. Par exemple, vous ne pouvez le demander qu’à de nouveaux clients, ou à des clients spécifiques ou uniquement pour des traitements longs et coûteux, ...
7. Proposer des abonnements
Envisagez d’offrir des forfaits ou des abonnements prépayés aux clients qui manquent régulièrement des rendez-vous. De cette façon, ils paient à l’avance pour une série de rendez-vous, ce qui réduit les risques de non-présentation.
8. Définissez des conditions d’annulation claires
Utilisez les conditions générales pour éviter les défections.
Assurez-vous que les clients doivent accepter votre politique d’annulation avant de pouvoir prendre rendez-vous.
Communiquez-les sur votre site web, vos réseaux sociaux, vos e-mails de confirmation, etc. Répéter, répéter, répéter, c’est le message.
9. Facilitez l’annulation ou le report
Donnez aux clients la possibilité d’annuler ou de reporter leurs rendez-vous en ligne via votre réservation en ligne. Définissez clairement combien de jours à l’avance cela peut être fait, et communiquez-le également dans les e-mails de confirmation et de rappel.
10. Offrez des rendez-vous de dernière minute
Si une place se libère dans votre calendrier, proposez-la rapidement comme rendez-vous de dernière minute. Utilisez les médias sociaux pour partager ces opportunités de dernière minute tout en remplissant votre calendrier.
"La fonctionnalité de dernière minute est sans aucun doute ma fonction préférée chez Optios.
En cas d'annulation soudaine, nous pouvons immédiatement rendre cette place libre et la partager rapidement sur notre profil Instagram. Par conséquent, le temps libre dans notre calendrier est presque toujours réutilisé. De cette manière, nous ne perdons pas de temps précieux et les clients peuvent parfois prendre un rendez-vous de manière inattendue et rapide."
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez réduire les absences et optimiser le taux d’occupation de votre salon.
Avec le logiciel de salon Optios, la gestion de votre calendrier et la communication avec les clients deviennent beaucoup plus faciles, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur la fourniture d’un excellent service à vos clients.
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Vous avez des questions sur le logiciel de salon Optios ? Souhaitez-vous savoir quelles sont les fonctionnalités incluses dans le logiciel et quels sont les prix ? Il existe différents forfaits, vous pouvez donc choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.
Un collègue se fera un plaisir de vous faire découvrir lors d’une démonstration gratuite (en ligne ou sur place dans votre salon !)